לאחר שהמפעל משלים את ייצור המוצר שיוצא מקווי הייצור מתחיל שלב חדש. בשלב זה יש צורך להעביר אותו אל הלקוח ובמפעלים גדולים מדובר על סדרת מוצרים שאמורים להגיע אל לקוחות רבים בארץ ואף בחו"ל. יותר מכך, מוצרים רבים הינם בעלי ואריאנטים שונים. תת דגמים של מוצר יכולים להיות נבדלים זה מזה בצבע, בשנת ייצור, בגודל, במפרט ועוד. מוצרים רבים מאוחסנים תחילה במחסני החברה, יש כאלו שנשלחים למחסנים קדמיים ועוד.
מעקב
מערכת לניהול מלאי שעוקבת אחר כל הפריטים הינה, איפה, הכרחית במפעלי ייצור אבל נדרשת גם אצל יבואנים, חברות שעוסקות בשיווק ואצל עסקים אחרים שמוכרים תוצרת רבה. יש צורך לעקוב אחר כל הסחורות הללו, ולוודא שאין אבדות, גניבות וכדומה. מעבר לכך יש צורך לוודא שהלקוח אכן, יקבל את המוצר שהזמין בזמן שנקבע, ושהדבר יירשם כהלכה. כמו כן, יש לעקוב על כמות המוצרים כדי לא ליצור מצב של חוסר מהם או עודף מוגזם. לאחזקת מלאי יש עלויות רבות, חלקן ישירות שנובעות מההוצאות עבור הייצור והרכישה, עבור תחזוקת מחסנים ועוד.
צמצום הוצאות
אצל עסקים רבים יש צורך לבצע ספירת מלאי שנתית לצורך התחשבנות עם רשויות המס, ולכן, הם מעדיפים להיפטר מסחורה בסוף שנה ולמכור אותה במחירים מוזלים. מוצר שמוחזק במחסן זמן רב מדי עלול להתקלקל, להתיישן ולאבד מערכו. מערכת לניהול מלאי ממוחשבת יודעת לעקוב אחר הפריטים השונים במערכת. המעקב נעשה באמצעות מספרים סידוריים שמוטבעים על המוצרים. הזיהוי עצמו נעשה רק על פי רישום מסמכים וניירת המבצעים תנועות מלאי.
מסמכים
בין המסמכים הללו ניתן למצוא מסמכי כניסה למלאי והוצאתם. מערכות רבות יודעות להמיר מסמכי כניסה למלאי לברקודים והדבר מאפשר מעקב באמצעות נוח בעזרת סורקי ברקוד. בנוסף לכך, יש מסמכי חשבוניות זיכוי, תעודות החזרה, תעודות משגור ועוד. מסמכים רבים מאפשרים מעקב אחר פריטים שהוחזרו לאחר רכישה יחד עם תעודות משלוח וכדומה. מערכת מתקדמת יכולה לתמוך גם במלאי שנמצא אצל לקוחות והנמכר בשיטת קונסיגנציה. כלומר, התשלום עליו יועבר רק לאחר מכירתו על ידי הלקוח. כך ניתן לשלוט גם על מוצרים אלו ללא חשש לאיבודם אצל הלקוחות.