העברת מסמכים באמצעים דיגיטליים נעשית על בסיס קבוע בין אנשים לבין עצמם ובין גופים עסקיים, מוסדיים ואחרים. מסמכים רבים יכולים להיחשף לעין כל ואפילו מיועדים לכך. יש אחרים שנועדו לעיניהם של השולחים והמקבלים בלבד או למספר מצומצם נוסף של אנשים. לעומת זאת, יש מסמכים שנחשבים לחסויים ומיוחדים ונדרשת אימות של החותמים עליהם. כאלו הם מסמכים משפטיים, חשבוניות מס, חשבוניות זיכוי ועוד. יש צורך לוודא אימות של החותמים עליהם בפני הרשויות השונות ובין השותפים להסכמים בגינם הם הוצאו.
מפתח ציבורי ופרטי
חתימה אלקטרונית היא הדרך בה מסמכים אלו הופכים למסמכים מאובטחים או מאושרים. בניגוד לחתימה עם עט על נייר שנעשית, לרוב, מול עיני עורך דין או בין שני השותפים להסכם. הרי שחתימה אלקטרונית נעשית על ידי החותם כשהוא פעמים רבות נמצא בגפו. זאת הדרך היעילה והיחידה לוודא שהוא זה שאכן חתם על המסמך. חתימה אלקטרונית מסתמכת על שני מפתחות: ציבורי שמופץ לקהל הרחב ופרטי שמאוחסן במקום בטוח ורק בעליו משתמש בו.
חתימה אלקטרונית מאובטחת ומאושרת
טכנולוגיית החתימה האלקטרונית מבוססת על תיאורית ההצפנה של המפתח הציבורי והיא מורכבת מאלגוריתמים שונים. משום כך, יש קושי רב לזייף אותה, וזאת בניגוד לחתימה ידנית על נייר. מבחינים בחתימה אלקטרונית מאושרת וחתימה אלקטרונית מאובטחת. את הראשונה מוסמכים להנפיק שני גופים בלבד בישראל שזכו במכרז. היא למעשה כרטיס דיגיטלי שכולל שם מלא, תעודת זהות, מספר טלפון ועוד. לכן, היא אמינה מאוד. את השנייה ניתן לרכוש באינטרנט או להנפיק באמצעים עצמיים והיא חתימה ייחודית המאפשרת זיהוי החותם ומאפשרת לזהות שינויים שנעשו במסמך לאחר חתימתו.
יעילות רבה
גופים עסקיים עובדים זה עם זה באמצעות האינטרנט ועל ידי מסמכים דיגיטליים. הנפקת חשבוניות כמסמך דיגיטלי נעשית על בסיס קבוע. החשבונית נחשבת לשמישה וחוקית וכזאת שמוכרת על יד הרשויות רק אם נחתמה דיגיטלית. שימוש באמצעים דיגיטליים מייעל מאוד את הפעילות, חוסך כוח אדם והוצאות כספיות שאינן מבוטלות לשני הצדדים. אבטחת מסמכים חשובים נדרשת מאוד כביטחון, וכן, כתנאי של רשויות המס. מומלץ לקבל שירותים מחברות וספקים מנוסים ובעלי ניסיון בתחום.