בבתים רבים שהסדר והניקיון הם הא-ב בחייהם אפשר להיתקל בערימות של ניירת לא מוסברת בכל מקום בדירה. על שולחן העבודה, במגירות הכוננית ובמטבח ובכל ארונות הבגדים. זהו פרק שכל אחד בוחר לדחות את הטיפול בו, בוודאי לקראת פינוי דירות מסיבות כאלו ואחרות. בכל זאת מגיע שלב שאין יותר מקום לעבוד ואין ברירה אז יושבים לטכס עצה איך ממיינים ניירת שכל כך הרבה זמן לא טופלה. מה עושים עם כל המעטפות שמגיעות מחברות הביטוח, קרנות הפנסיה שאפילו לא נפתחו. יש מסמכים שצריך לעיין בהם ולאחר מכן אפשר לבחור מה לעשות בהם לתייק או לפח.
איך ממיינים ניירת לקראת פינוי דירות?
שלב ראשון הוא שלב המיון ערימה לתיוק, ערימה לטיפול וערימה לפח. אחרי שעשינו זאת את הערימה המיועדת לפח נעביר מיון חוזר. לא פעם אנחנו זורקים מעטפות שעדיין סגורות ויש בהן מידע חשוב, הן מכילות דברים חשובים. לפני ההשלכה לפח צריך לבדוק היטב לבל יהיה מאוחר מדי. אנחנו מחכים להמחאה שלא קיבלנו ומתברר שהיא אכן הגיעה אבל אנחנו לא פתחנו את המעטפה כי לא היה לנו זמן, או לא זיהינו את שם השולח ודבר הדואר לא נראה לנו חשוב.
עתה נותרו לנו שתי ערמות. איך ממיינים ניירת המיועדת לתיוק לקראת פינוי דירות? בעידן של מחשבים ישנה אפשרות לשמר ניירת על ידי סריקתה ושמירתה כקובץ בתיקיה של המחשב או בדיסק נייד. במידה ורוצים לשמר פיזית את הניירת אפשר לפתוח תיקיות לפי נושאים.
קצת סדר לא יזיק
קלסר לכל הניירת הנוגעת לעירייה. בתוך הקלסר חוצצים להפרדה בין הנושאים השונים הקשורים למוסד זה כמו מים, ארנונה, בתי הספר וגנים של הילדים. בקלסר אחר כל המסמכים הקשורים לבנק, לביטוחים לקרנות הפנסיה, קופת חולים וכדומה. לאחר שהכנו את הקלסרים ערימת הניירת המיועדת לתיוק צריך למיין אותה לפי הנושאים שפתחנו להם תיקים וכל אחת תוכנס למקומה.
נשארה לנו רק ערימה אחת. אז איך ממיינים ניירת לטיפול לקראת פינוי דירות? עוברים על כל מסמך ומסמך מה שעדיין רלוונטי מקבל את הטיפול הנדרש ואחר כך מוכנס לקלסר המתאים. יצירות של הילדים יוכנסו לשמרדפים ויוכנסו לקלסר אישי של כל ילד וילד.