בעלי עסקים רבים מנסים להבין מהי הנהלת חשבונות, ולהתמודד לבד עם מסמכי הנהלת החשבונות שלהם. עם זאת, לעיתים ההתמודדות עם הבירוקרטיה הנדרשת לניהול עסק, בעיקר בכל הנוגע לתחום הפיננסים – קשה מאד, בעיקר בכל הנוגע למונחים הקשים שתחום הנהלת החשבונות מביא עמו.
בשל כך, החלטנו במאמר הבא, לפרוס בפניכם 5 מונחים שיעשו לכם קצת סדר בבלגן,kfm magazine ויעזרו לכם להבין מהי הנהלת חשבונות, ולשם מה אתם זקוקים למנהל חשבונות או לפחות לתוכנה להנהלת חשבונות שתעזור לכם לנהל את העסק שלכם בצורה טובה יותר.
ההבדל בין יועץ מס לרואה חשבון – אנשים רבים אינם יודעים מה ההבדל בין יועץ מס לרואה חשבון. כדי לדעת את מי יש לשכור לעסק חשוב לדעת שישנם הבדלים מהותיים בין השניים: רואה חשבון מכיר את דיני החברות, מתמחה במיסוי חברות ומרשה חתימת מאזנים שנתיים של חברות. 
לעומת זאת, יועץ מס מוסמך לחתום על דוחות אישיים של שכירים ועצמאיים, הוא מטפל בפתיחת תיקים ברשויות מנהלת חשבונות שוטפים, בדיווחי מס הכנסה, מע"מ וביטוח לאומי, עורך דוחות אישיים בסוף שנה ומגיש הצהרות הון ומטפל בעייני רשויות של בעל העסק. עוד יכול יועץ מס לערוך דוחות רווח והפסד תקופתיים, ולנהל תזרימי מזומנים והצהרות הון.
בנוסף, חשוב לדעת כי יועץ המס עובד ממש כמו מנהל חשבונות והוא מקבל את החומרים מהלקוח כמו חשבוניות ודוחות, ממיין אותם, מקליד את החומרים, מכין משכורות, מכין דוחות לרשויות, אוסף נתונים, מגיש דוחות חודשיים ודו חודשיים, בודק את מצב הלקוח לקופות גמל, מבין את צפי תשלומי המס, עורך הצהרות הון ומטפל בעל עניין הקשור למסיים או עניין חשבונאי. ולכן ההבדל בין השניים מהותי!
תוכנה להנהלת חשבונות און ליין – תוכנה להנהלת חשבונות און ליין היא תוכנה שתפקידה לעשות סדר במחלקות השונות בארגון או בעסק והיא מתאימה לעסקים קטנים וגדולים. התכונה יכולה להיות מבוססת על מערכת ERP ותפקידה לתת מענה בכל הנוגע לניהול החשבונות בארגון. תוכנות מסוג זה עוזרות לשפר את התקשורת בארגון, הם מצמצמות את הטעויות בהנהלת החשבונות, מייעלות ביצועים, עוזרות לעקוב אחר טעויות ומונעות אותן, מסייעות להוציא חשבוניות, עוקבות אחר הזמנות ומלאי, עוקבות אחר תהליכי ייצור, ומאפשרות מערכת אחד שמנהלת את כלל החשבונות בארגון. כיום, גם עצמאיים וגם עסקים גדולים וקטנים מעדיפים מערכת אחת לניהול חשבונות שתאפשר סנכרון של כלל המחלקות וניהול עסק בצורה מסודרת עם מינימום טעויות.
מערכות מוכרות בתחום הזה הן עוקץ וicount.
רווח והפסד – רווח והפסד הוא מושג ידוע ובסיסי בעולם הנהלת החשבונות. רווח והפסד הוא דוח כספי שתפקידו לפרט את המצב הכספי של כל עסק ושל הפעילות של ישות חשבונית בפרק זמן נתון. בדרך כלל חישוב רווח והפסד נעשה על ידי רואה חשבון או מנהל חשבונות כל רבעון, ובשנים האחרונות הוא נעשה על ידי תוכנות להנהלת חשבונות בלחיצת כפתור.
תזרים מזומנים – תזרים מזומנים גם הוא מונח חשוב בהנהלת חשבונות והוא מונח שכל בעל עסק או מי שמתכוון להקים עסק חייב להכיר. תזרים מזומנים הוא תנועת כסף ממקום אחד למשנהו שנעשה בדרך כלל על ידי יחידה עסקית בזמן קצוב. על מנת לנהל עסק בצורה מוצלחת חשוב שיהיה לו תזרים מזומנים קבוע. תזרים מזומנים שאיננו יציב עלול לגרום לעסק לפשוט רגל.
דו"ח שנתי – דו"ח שנתי הוא דוח קבוע אותו יש להגיש בסוף כל שנה לרשויות. את הדוח השנתי מגישים למס ההכנסה בכל שנה בדרך כלל בחודש מרץ. הדו"ח השנתי עליו לייצג את כלל הרווחים של העסק בכל השנה האחרונה. את הדו"ח השנתי של עסקים מורשים ממלאים בדרך כלל רואי החשבון של העסקים. אם אתם עוסקים פטורים תוכלו למלא לבד את הדו"ח באמצעות תוכנות להנהלת חשבונות און ליין. תוכנות אלה יעזור לכם לסכם את הדוח בצורה פשוטה. בנוסף, כיום מס ההכנסה בישראל עוזר לעסקים פטורים למלא את הדו"ח באמצעות קורסים זריזים למילוי הדו"ח. את הדו"ח יש להגיש בזמן וזאת כדי להימנע מקנסות כספיים כבדים.