הקמתם עסק שבו אתם מוציאים מוצר או שירות, ואפילו יכול להיות שהכנתם כבר לוגו ואולי אפילו בניתם לעצמכם אתר באינטרנט, ואולי בכלל יש לכם עסק ותיק.

אז כמובן שהשלב החשוב לכל עסק הוא למצוא לקוחות שירצו לקנות את המוצרים שהעסק מוכר, כדי שלעסק  תהיה זכות קיום. למעשה כל הדברים האלו קשורים למוצר לשיווק והמכירות בעסק, שהם הצדדים החשובים שגורמים לעסק לתפקד.

אבל יש עוד צד חשוב לעסק, קצת אפרורי ואולי קצת משעמם והוא כל נושא ניהול הכספים והנהלת החשבונות. כל עסק צריך לנהל את הכספים, בין אם מדובר בהנהלת חשבונות באינטרנט או שמדובר בהנהלת חשבונות קלאסית ע"י "ספרים".

למה לנהל חשבונות באינטרנט?

יש הרבה סיבות להעדיף הנהלת חשבונות באינטרנט על פני הנהלת חשבונות רגילה, הנה כמה סיבות עיקריות:

ניהול יעיל של המסמכים

כאשר עובדים עם מערכת שמציעה הנהלת חשבונות באינטרנט, יש הרבה יותר סדר במסמכים.

קודם כל המסמכים מרוכזים במקום אחד במקום שהם יהיו מפוזרים בהרבה קלסרים ברחבי המשרד, שפתאום אחד מהם קשה למצוא או שפשוט לא נוח להגיע אליו.

לעומת זאת במערכת אינטרנטית הגישה לכל המסמכים מהירה והם מסודרים לפי סוג המסמך החשבונאי ולרוב גם בצורה כרונולוגית כך שניתן למוצא מסמך לפי תאריך ההנפקה שלו.

חלק מהמערכות אפילו מאפשרת לחפש מסמך לפי פרטי המסמך או הלקוח, מה שמאפשר למצוא כל מסמך בתוך מספר שניות.

בנוסף לכל זה יש אפשרות להוציא דוחות, למשל אם נרצה לדעת מה היו סך כל ההכנסות שלנו בתקופה מסוימת, למשל ברבעון האחרון וגם להשוואת לתקופות מקבילות.

מערכות טובות אף יתנו לנו אפשרות להפיק דו"ח שיראה לנו איזה חשבונות פתוחים יש לנו, ועם איזה לקוחות אנחנו צריכים לצור קשר על מנת לגבות מהם כספים שהם חייבים לנו.

שיתוף מסמכים קל

יתרון חשוב  נוסף של שירות מקוון לניהול חשבונות הוא העובדה שניתן לשתף ולשלוח בקלות את המסמכים שאתם יוצרים לאנשים נוספים.

השליחה במייל מאובטחת משום שכל מסמך חתום דיגיטלית (כאן יש הסבר) לפי דרישות רשות המיסים  כך שלא ניתן לזייף אותו.

שיתוף המסמכים הוא קודם כל לקוחות, ניתן בקלות לשלוח ללקוחות מרוחקים את הקבלה או חשבוניות במייל בצורה מאוד מהירה ונוחה.

בצורה דומה אפשר לשלוח את כל המסמכים מידי כמה זמן לרואה החשבון, זה מאוד נוח במיוחד כאשר יש לכם בעסק כמות מסמכים מאוד גדולה וריכוז מסמכים נייר היה גוזל ממכם הרבה זמן.

במקום זאת אפשר לרכז את כל הקבצים הרלוונטיים ולשלוח לפי הצורך בצורה מרוכזת עשרות ואף מאות מסמכים בבת אחת.

גיבוי מסמכיםbookkeeper-1016299__3401

גם בנושא של גיבוי המסמכים החשבונאים יש יתרון גדול למערכות מקוונות.

רוב המערכות כוללות כמה שכבות של גיבוי:

קודם כל המסמכים עצמם יושבים בשרתי החברה שלרוב יהיו מאובטחים יותר מהמחשב האישי שלכם ומוגנים יותר מכל מיני וירוסים והאקרים שיכולים לעשות לכם שמות במחשב.

זאת אגב הסיבה שיש עדיפות לשירות חיצוני שיושב באינטרנט על פני הנפקת מסמכים חשבונאיים בעזרת תוכנה שיושבת על המחשב שלכם ופגיעה לכל מה שיכול לעבור עליו.

דבר שני כמו שקל לשתף מסמכים, קל גם לשלוח אותם לעצמכם כך שתוכלו ליצור גיבוי נוסף על המחשב של העסק עצמו בנוסף.

נראות של העסק

ככל שיותר ויותר עסקים עוברים להנהלת חשבונות באינטרנט, יותר לקוחות רואים את ההבדל והנוחות של קבלת מסמכים כקבצי PDF ישירות לתיבת האימייל שלהם.

מה זה אומר בעצם?

שככל שעובר הזמן והעסק שלכם עדיין לא עבר להנפיק מסמכים חשבונאיים דיגיטליים, המשך הוצאת קבלות מנייר ומתן ללקוחות ייתפס יותר ויותר כמיושן.

תחשבו על זה, פנקסי הקבלות שרגילים לא השתנו כמעט בחמישים שנה אחרונות.  אז נכון שאתם יכולים להוסיף טיפה עיצוב ולוגו של העסק כדי שהמסמכים שאתם מנפיקים יראו קצת יותר טוב.

אבל עדיין, מדובר בפתרון ותיק ודי מיושן, וגם מתחיל עם הזמן להיתפס ככזה ע"י לקוחות.

אז איך בוחרים מערכת מתאימה?

אם הגעתם עד לכאן וכל הסיבות למעלה נראו לכם סיבות טובות ומספקות לעבור לניהול החשבונות באינטרנט, אתם תוהים בעצם איך עושים את זה.

האמת שהתשובה היא יחסית לא מסובכת ודורשת כמה צעדים פשוטים.

הדבר הראשון הוא להבין את הצרכים שיש לכם בעסק.

האם דרושה לכם יכולת פשוטה שכוללת בעיקר הנפקת מסמכים בסיסים לניהול החשבונות כמו קבלות וחשבוניות? לחילופין יכול להיות שאתם חברה בע"מ עם הנהלת חשבונות פנימית ואתם צריכים אפשרויות לניהול חשבונות דו-צידי מלא.

בשלב השני לאחר שהבנתם את הדרישות אתם צריכים להבין איזה מערכות בשוק מתאימות לצרכים שאתם מחפשים.

אחרי שמצאתם כמה מערכות שיכולות להיות רלוונטיות נשאר להכריע איזה מערכת לבחור.

יכולים להיות מגוון שיקולים בבחירת מערכת כגון:

עלויות  – האם המחיר שמציעים לכם במערכת מסוימת מתאים לתקציב שלכם והוא גם לא תחרותי יחסית למחיר של שירותים מקבילים?

סוג השירות – האם אתם יכולים להסתפק בשירות באימייל, או שאתם זקוקים לשירות טלפוני שיהיה זמין לכם לבעיות דחופות?

נוחות שימוש –יש אנשים שאוהבים מערכת מסוימת בעוד למישהו אחרת מערכת אחרת תהיה נוח יותר. עם זאת יש מערכות שבנויות בצורה יותר חכמה ונוחה לשימוש. לכן מומלץ להירשם לנסיון ולהתרשם לפני שאתם מתחייבים, במידה ואפשר.office-614213__3401

ואיך מבצעים את המעבר מעשית?

אחרי שבחרתם מערכת השלב הבא הוא כבר די פשוט. פשוט מתחילים לעבוד.

זה אומר שאתם סוגרים את כל המסמכים שהיו פתוחים (אם היו) ומתחילים לעבוד ולהנפיק קבלות וחשבוניות מאותו מספר שהפסקתם לפני כן.

למעשה עקרונית זה כמו לעבור לפנקס חשבוניות חדש אחרי שסיימתם את פנקס החשבוניות הישן שלכם. מה שחשוב בעיקר הוא לשמור על הסדר.

אז אם נסכם

לניהול המסמכים החשבונאיים בעסק יש הרבה יתרונות שיכולים לחסוך לכם בעסק לא מעט זמן, התעסקות וברוב המקרים גם עלויות.

בנוסף לשפר את יכולת הגישה למסמכים ונותנות גם גיבוי משופר למסמכים שלכם. בצורה עקיפה הן גם יאפשרו לכם לשפר את נראות המסמכים שלכם ללקוחות.

הרבה עסקים בוחרים לעבור ממגוון סיבות למערוכת מקוונות, וראינו שזה לא כ"כ מסובך.

כדי לעבור חשוב לזהות מה הצרכים שלכם בעסק ולמצוא מערכות שעונות על הצרכים הללו.  ניתן להשוואת בין המערכות לפי מספר פרמטרים כמו סוג שירות, נוחות שימוש, עלויות ועוד.

אחרי שבחרתם מערכת מדובר המעבר פשוט יחסית ודומה למעבר בין פנקס חשבוניות ישן לחדש, כאשר מה שחשוב זה בעיקר לשמור על סדר המסמכים.

Leave a Reply

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *